El saber delegar es un recurso personal cuyo valor es directamente proporcional al grado de liderazgo que se posee en la empresa. Cuando delegamos de forma apropiada, no sólo requerimos la realización de una determinada tarea o función a otra persona o personas, también cedemos la responsabilidad de llevarla a efecto. De éste modo, aquella en quien hemos delegado, pasa a ser la persona encargada de esa tarea o función, mientras quien delega, controla los resultados obtenidos.
Saber delegar mejora la administración de la agenda, al tiempo que incide positivamente en la administración del tiempo de las personas delegadas.
La realización de determinados comportamientos previos y durante la delegación, resultan eficaces tanto a la hora de trasladar la información necesaria para llevarla a cabo como en lo que respecta al seguimiento durante su ejecución:
- Un análisis y priorización de las tareas, funciones y responsabilidades a delegar desvela aquellas actividades objeto de delegación, que pueden resultar al mismo tiempo enriquecedoras para miembros del equipo pero ineficaces para uno/a mismo/a.
- Un conocimiento real del equipo de trabajo, no solo respecto de sus responsabilidades y funciones, sino también en cuanto a motivaciones y destrezas; aporta perspectiva para la elección de aquellas actividades que pueden fortalecer al equipo y a cada miembro de forma individual.
- Destinar tiempo y paciencia a la delegación. Lo cual, no es sencillo, de hecho, ¿conoces a alguien que le dedique mucho tiempo a la delegación eficaz? No resulta cómodo encontrar ese tiempo en las rutinas del día a día, sin embargo, es precisamente ésta inversión la que a medio y largo plazo va a resultar muy favorable para los resultados del equipo.
- Fijar un compromiso al objeto de conseguir que la otra persona se comprometa en la obtención de resultados, y, a la vez, expresar la asunción propia del compromiso por el seguimiento y control de los resultados de la actividad delegada. La desmotivación surge en los miembros del equipo cuando, tras haberse realizado la delegación de funciones, actividades o responsabilidades; el líder delegante, olvida realizar el seguimiento de los resultados.
- Ser capaz de centrarse en la consecución de objetivos y no en los métodos que la persona delegada y encargada utiliza honestamente para conseguirlos, pero, a su manera. Todos/as poseemos una forma personal y característica de crear, trabajar y actuar. Es esa manera única la que enriquece a las organizaciones. Al valorar los métodos eficaces creados para la ejecución de actividades incrementamos la energía de la persona delegada que se convierte también en creadora.
- Establecer una comprensión clara sobre las expectativas desde el primer momento. No solo trasladaremos los resultados que se esperan, también lo que se espera respecto a la persona, respecto a los tiempos de ejecución, y a las consecuencias de los posibles resultados.
Por ende, se facilitará el éxito de la delegación con la concreción, detalle y descripción de los resultados que se desea obtener.
La identificación de los posibles fracasos basados en el conocimiento previo de la realización de una tarea, función, responsabilidad o actividad similar trasladada de la forma correcta, allana el camino para el logro del desenlace ambicionado.
No siempre se identifican los recursos, tanto económicos, como técnicos y humanos con los que se puede contar para la realización de la actividad o función delegada. Éste rasgo de la técnica de la delegación debe su utilidad a la adquisición de perspectiva tanto para el que delega como para la persona que será responsable de llevar a cabo la actividad delegada. Tanto las organizaciones grandes, como las pequeñas y medianas empresas son sistemas donde la información está interrelacionada de forma tal que, una acción efectuada por uno de los miembros de la organización, empresa o negocio, incide en muchas otras acciones y resultados. Es esto último lo que será provechoso tener en cuenta.
En cuanto al seguimiento y control de evolución de la actividad, función o responsabilidad delegada, conviene establecer cómo y cuándo se va a realizar ese seguimiento, así como, qué es lo que podría suceder en el caso de que esos resultados no fueran los esperados.
A delegar se aprende. Uno de los obstáculos más comunes encontrados a la hora de desarrollar ésta habilidad, es el sentimiento de necesidad de controlar las tareas desde principio a fin, así como, la sensación de que los demás no lo van a hacer tan “perfecto” como lo ejecuta uno mismo/a. Ambos obstáculos o baches encontrados no son limitantes del desarrollo de la habilidad, puesto que pueden ser superados con el establecimiento de acciones concretas cuyo cumplimiento supone la génesis del cambio de hábitos que favorecerán la mejora de la habilidad.
